摘 要：工作部门负责具体工作,是办公系统的基础信息点。一个工作部门由工作组成工作人员组成,任何一个工作人员或工作组的请示、汇报都必须通过工作部门领导上报局领导或其它工作部门,上级的指示、各种文件也要通过工作部门传达到工作人员。
关键词:管理,智能
肇电力工业局直辖鼎湖、高要、四会、广宁四个县区局,同时局本部按生产职能设置多个管理所,地点分散,信息传递不便,难于管理。为此,肇庆电力工业局决定建立全局办公自动化系统,通过该系统将局本部与下属单位紧密联系在一起,使得分散在各单位各部门的各种信息能够相互交换。经过一年多的努力,我局的广域网已基本形成,软件开发也已取得阶段性成果。
1 软件开发平台的选择
Lotus Notes是一个基于各部门协同工作的工作平台,有强大的通信和信息管理功能,保密性强,有良好的扩充能力,且通过了美国C2级安全认证,因此我们选择Lotus Notes作为开发平台。
2 管理层次结构
2.1 系统层次结构
层次结构是一个物理模型,它体现实际机构设置。肇庆电力工业局办公系统是一个整体,其中局本部和各县局分别是一个管理子系统,整个层次结构共分4级,即肇庆电力工业局办公自动化系统、子系统、工作部门、工作人员。
2.2 管理层次
管理层次、机构设置是一个单位工作的基础。一般管理层次是指上下级管理层次,不同级别的科室向上级负责并管理下级。在实际工作中一些科室的任务突破了行政隶属的关系,它会成为某种信息的枢纽,从某些方面对其它平级科室进行管理,如局办公室,在全局日常工作中它是一个工作信息的枢纽,对全局日常工作起协调作用。
职能部门也是一个工作部门,只不过在某项职能上有特殊地位。职能部门的另一个特征是它有信息转贮的功能,职能部门负责收集与自己职能有关的各种文件、请示、报告、报表,并上报局领导及有关部门,同时将文件、上级领导的指标等转发给有关单位。每个职能部门都有档案库,用来存储有关资料。
整个系统管理层次分四级,局领导是管理工作的最高层,局领导通过职能部门管理工作部门,工作部门将具体任务下达给工作组或工作人员。
3 数据形式
办公自动化系统中流动力和存储的数据主要是文档数据和图形数据。文档数据以MICROSOFT WORD、EXCEL等外部格式存储,与其它系统接口数据采用纯文本方式。图形文件(如上级发文)采用扫描压缩方式存储。
参与流通的数据有发下几种形式:
a)传阅型。传递给有关人员阅读并提出意见,然后返回发文单位,存档。主要指有文号的正式文件、综合信息报表。
b)阅办型。有关人员阅读后交给经办人,经办人需把办理结果返回发文单位存档。主要指有文号的正式文件并有催办要求。
